La réceptionniste IA : faites répondre votre téléphone par l'IA

La réceptionniste IA répond à votre numéro professionnel au nom de votre entreprise. Elle répond aux questions des appelants à partir de votre site, de vos réservations et de tout ce que vous lui indiquez, peut prendre des rendez-vous et prend un message quand elle ne peut pas aider. Vous ne perdez plus de clients à cause de la messagerie quand vous êtes occupé.

Ouvrez Réceptionniste IA depuis le menu. Les onglets sont Appels traités, Chat du site, Connaissances et Réglages.

Elle a besoin de votre numéro professionnel

La réceptionniste répond à votre numéro professionnel. Si vous n'en avez pas encore, l'onglet Réglages l'indique et le panneau du haut affiche En attente de votre numéro professionnel. OmniVizi met le numéro en place pour vous, et la réceptionniste répond dès qu'il est actif. Le numéro lui-même se gère sur la page Appels et SMS (voir Appels et SMS).

Choisir quand elle répond

Dans l'onglet Réglages, sous Quand doit-elle répondre ? :

• Désactivée : les appels sonnent chez vous comme d'habitude.
• Quand je ne peux pas répondre : votre téléphone sonne d'abord. Si vous ne décrochez pas, elle répond à la place de la messagerie.
• Tous les appels : elle répond tout de suite et vous transfère les appelants qui demandent à parler à quelqu'un.

Si elle est désactivée, L'activer dans le panneau du haut vous amène ici. Cliquez sur Enregistrer après chaque modification dans cet onglet.

Prénom, accueil et voix

• Son prénom : le nom qu'elle se donne au téléphone. Laissez vide et elle sera simplement votre assistante.
• Message d'accueil : la première chose qu'entendent les appelants. Laissez vide pour utiliser l'accueil affiché.
• Voix : cliquez sur Écouter pour entendre chaque voix avec votre accueil, puis sur Choisir.
• Ton : Chaleureux, Professionnel, Enjoué ou Posé.
• Accent : sa façon de parler quand elle parle anglais.

Les appelants sont toujours informés qu'ils parlent à une IA.

Ce qu'elle peut faire

Sous Ce qu'elle peut faire :

• Prendre les rendez-vous elle-même : elle propose des créneaux libres de votre agenda et réserve pour l'appelant, avec les mêmes confirmations que votre page de réservation. Désactivé, elle note ses coordonnées pour que vous le rappeliez. Il faut pour cela que les Réservations soient activées pour vous (voir Réservations en ligne).
• Transférer les appelants vers : le numéro vers lequel elle transfère les appelants qui demandent à parler à quelqu'un. Laissez vide : elle prend un message.
• Autre chose à savoir ou à faire ? : des consignes en mots simples qu'elle suit à chaque appel, par exemple « Ne jamais donner de prix pour du sur-mesure : proposer un devis gratuit sur place. »

Ce qui se passe pendant un appel

La réceptionniste répond à partir de ce qu'elle sait (voir Ce que sait votre réceptionniste). Si elle ne sait pas, elle le dit et prend un message.

• Rendez-vous : si c'est autorisé, elle consulte votre agenda et peut prendre, déplacer ou annuler le rendez-vous de l'appelant.
• Messages : elle demande le nom de l'appelant, un numéro pour le rappeler et son message. Les messages arrivent dans votre Boîte de réception et vous recevez un e-mail, comme pour une demande envoyée depuis votre site.
• Transferts : si vous avez indiqué un numéro, les appelants qui demandent à parler à quelqu'un sont transférés.

Voir les appels traités

L'onglet Appels traités liste les appels auxquels elle a répondu, du plus récent au plus ancien, avec leur issue : Rendez-vous pris, Rendez-vous déplacé, Rendez-vous annulé, Message pris, Transféré, Question traitée, Indésirable ou Raccroché. Cliquez sur Ouvrir pour voir l'appel sur la page Appels et SMS.

Questions fréquentes

Elle ne répond pas. Vérifiez que Quand doit-elle répondre ? n'est pas sur Désactivée et que votre numéro professionnel est actif (le panneau affiche alors En ligne).

Elle a donné une mauvaise réponse. Corrigez la source : votre site, vos réservations ou une note dans l'onglet Connaissances. Testez avec Posez-lui une question.