Appels et SMS : votre numéro pro et le SMS après appel manqué

Appels et SMS donne à votre entreprise son propre numéro de téléphone. Les appels vers ce numéro sonnent sur votre téléphone. Si personne ne décroche, l'appelant reçoit aussitôt un SMS, et sa réponse arrive ici pour que vous poursuiviez la conversation depuis l'application. Moins d'appels manqués se transforment en clients perdus.

Obtenir votre numéro professionnel

OmniVizi configure votre numéro professionnel. En attendant, la page indique Votre numéro professionnel n'est pas encore configuré. Une fois actif, le numéro s'affiche en haut de la page ; mettez-le sur votre site, votre fiche Google et votre véhicule.

L'onglet Appels

En haut de l'onglet Appels, les 30 derniers jours : Appels, Répondus, Manqués, SMS envoyés et Récupérés (appelants manqués qui ont répondu par SMS ou réussi à vous joindre dans la semaine), avec un graphique jour par jour.

En dessous, chaque appel, du plus récent au plus ancien. Filtrez avec Tous, Manqués et Répondus, et utilisez Afficher plus pour les appels plus anciens.

• Un appel répondu affiche Répondu et sa durée.
• Un appel manqué affiche Manqué et ce qu'il est advenu du SMS : SMS envoyé, ou pourquoi il n'est pas parti, par exemple SMS déjà envoyé récemment, Désinscrit des SMS, Aucun numéro à qui écrire ou Limite quotidienne de SMS atteinte.
• Message vocal s'affiche quand l'appelant a laissé un message ; écoutez-le directement.
• Ouvrir les SMS mène à la conversation avec cet appelant.

Si vous utilisez la Réceptionniste IA, les appels auxquels elle a répondu portent un badge IA et indiquent ce qu'elle a fait, par exemple Message pris. Afficher la conversation montre ce qui a été dit, et Ouvrir le rendez-vous ouvre une réservation qu'elle a prise. Voir la Réceptionniste IA.

L'onglet SMS

SMS liste vos conversations, avec le nombre de non lues sur l'onglet. Ouvrez une conversation pour la lire : chaque message indique son heure, et le SMS envoyé après un appel manqué est marqué SMS automatique. Écrivez dans Écrire une réponse… et cliquez sur Envoyer. Les réponses partent de votre numéro professionnel, et un compteur indique combien de SMS consomme un long message.

Si quelqu'un répond STOP, il est ajouté à vos Désabonnements et ne peut plus recevoir de SMS. S'il envoie START plus tard, il peut de nouveau en recevoir.

Réglages : les appels

Dans l'onglet Réglages, sous Appels :

• Faire sonner ce téléphone : votre mobile ou votre ligne fixe. Les appels vers votre numéro professionnel sonnent ici. Ce ne peut pas être le numéro professionnel lui-même.
• Faire sonner pendant : combien de secondes il sonne avant que l'appel compte comme manqué.
• Appuyer sur une touche pour répondre : quand vous décrochez, vous entendez pour qui est l'appel et appuyez sur une touche pour parler. Si c'est votre messagerie qui répond, l'appel compte tout de même comme manqué et l'appelant reçoit son SMS. Mieux vaut le laisser activé.
• Afficher sur votre téléphone : Le numéro de l'appelant ou Votre numéro professionnel. Certains réseaux affichent toujours votre numéro professionnel.

Réglages : SMS après appel manqué et messagerie vocale

Sous SMS après appel manqué :

• Envoyer un SMS aux appels manqués active ou désactive le SMS automatique.
• Message : le SMS qu'ils reçoivent. Gardez l'emplacement du nom de l'entreprise présent dans le message par défaut ; il est remplacé par le nom de votre entreprise.
• Ne pas réécrire au même appelant avant : ainsi, quelqu'un qui appelle trois fois reçoit un SMS, pas trois. Chaque appel manqué supprime la limite.
• M'envoyer un SMS quand un client écrit : vous recevez son message par SMS avec un lien pour y répondre dans l'application.

Sous Messagerie vocale, Prendre un message vocal permet aux appelants manqués de laisser un message, et l'Annonce est ce qu'ils entendent d'abord (laissez vide pour l'annonce standard).

Cliquez sur Enregistrer quand vous avez terminé. Seul le propriétaire du compte peut modifier ces réglages.

Bon à savoir sur Appels et SMS

• Les SMS que vous envoyez depuis votre propre téléphone vers le numéro professionnel ne sont pas transmis aux clients. Répondez plutôt depuis l'application.
• Les SMS automatiques sont limités par jour ; une fois la limite atteinte, vous voyez Limite quotidienne de SMS atteinte.
• Pour être prévenu des appels manqués et des nouveaux SMS, choisissez vos alertes dans Notifications.
• Si votre numéro est désactivé, la page l'indique, et vos appels et SMS restent consultables ici.

Si vous ne voyez pas Appels et SMS dans votre menu, cette fonctionnalité ne fait pas partie de votre formule. OmniVizi peut vous expliquer comment l'ajouter.