Réservations : votre agenda et votre page de réservation

Réservations vous donne un agenda et une page de réservation en ligne où vos clients choisissent une prestation et un créneau. Ils reçoivent automatiquement leur confirmation et leurs rappels, et vous voyez tout au même endroit.

Mettre en place vos réservations

Tant que les réservations ne sont pas prêtes, la page affiche Mettez en place vos réservations avec quatre étapes : Ajoutez une prestation, Définissez vos horaires, Activez la réservation en ligne et Partagez votre lien de réservation.

Tout se trouve dans l'onglet Réglages, en six parties : Page de réservation, Horaires de réservation, Prestations, Équipe, Ressources et Absences et fermetures. Chaque partie a son propre bouton Enregistrer.

Seul le propriétaire du compte ou un administrateur peut modifier les Réglages. Tout le monde sur votre compte peut travailler dans l'agenda : ajouter, accepter, déplacer et annuler des réservations.

Les prestations que vos clients peuvent réserver

Dans Prestations, cliquez sur Ajouter une prestation et renseignez :

• Nom et Description (affichée sur votre page de réservation).
• Durée, plus Temps avant et Temps après pour garder du temps libre autour de chaque réservation (préparation, rangement ou trajet).
• Prix (laissez vide pour n'afficher aucun prix) et Afficher « à partir de » pour les prix qui peuvent augmenter.
• Où elle a lieu : Sur place, À l'adresse du client, Par téléphone ou En visio (avec un Lien de visio envoyé dans la confirmation).
• Couleur dans l'agenda.
• Réservable en ligne par les clients : désactivez-le pour les prestations que vous seul pouvez ajouter.
• Qui la réalise et Ce qu'il faut (une ressource qui doit être libre).

Les prestations apparaissent sur votre page dans l'ordre affiché ; déplacez-les avec les flèches. Archiver masque une prestation sans perdre les réservations passées, et Restaurer la fait revenir.

Horaires, équipe, ressources et absences

• Horaires de réservation : choisissez Horaires de mon site web, ou des horaires propres aux réservations.
• Équipe : Ajouter un membre de l'équipe pour chaque personne qui prend des réservations. Chacune a sa colonne dans l'agenda, une Couleur, un interrupteur Prend des réservations, et soit les Horaires de l'établissement, soit Ses propres horaires. Sans équipe, toutes les réservations vont dans un seul agenda.
• Ressources : fauteuils, postes, salles, tables ou équipements, avec un nombre de Places. Une prestation peut exiger qu'une d'elles soit libre.
• Absences et fermetures : bloquez congés et fermetures pour Tout l'établissement, un membre de l'équipe ou une ressource, Toute la journée ou entre deux heures, avec une note.

La page de réservation et ses règles

Dans Page de réservation :

• Accepter les réservations en ligne active ou désactive votre page de réservation. Désactivée, elle indique à vos clients que vous ne prenez pas de réservations en ligne, et vous pouvez toujours en ajouter vous-même.
• Votre lien de réservation : Copier pour le partager sur vos réseaux, vos e-mails ou votre fiche Google, ou Ouvrir pour voir ce que voient vos clients. Il se trouve à l'adresse de votre site.
• Nouvelles réservations en ligne : Les confirmer aussitôt, ou Je les accepte une par une pour qu'elles vous attendent dans À venir.
• Créneaux toutes les, Délai minimum, Jusqu'à combien de jours à l'avance (1 à 365 jours) et Les clients peuvent annuler ou déplacer (jusqu'à quel moment avant le début ils peuvent encore modifier en ligne).
• Fuseau horaire, et Laisser les clients choisir un membre de l'équipe.
• Rappels : jusqu'à trois rappels, un certain nombre d'heures avant, par e-mail. Envoyer aussi les rappels par SMS ajoute un SMS quand le client a donné un numéro de mobile.
• Demander un avis après la visite : quand vous marquez une réservation comme terminée, le client reçoit votre demande d'avis. Cela ne se produit que si l'Envoi automatique est activé dans Demandes.
• Texte d'accueil et Conditions de réservation : ce que vos clients lisent avant de réserver.

Le bouton principal de votre site peut aussi mener à la page de réservation : choisissez Réserver pour ce bouton dans l'éditeur de votre site. Il n'ouvre la page de réservation que si la réservation en ligne est activée et qu'au moins une prestation est réservable en ligne ; sinon, il ouvre votre formulaire de demande.

L'agenda

L'onglet Agenda affiche une Semaine ou un Jour. Utilisez Aujourd'hui, les flèches et Aller à la date pour vous déplacer, et le menu des membres de l'équipe pour voir l'agenda d'une personne. Cliquez sur un créneau libre pour y ajouter une réservation, ou utilisez Ajouter une réservation en haut (il faut d'abord une prestation).

Pour ajouter une réservation, choisissez la Prestation, la date et le membre de l'équipe (ou La première personne libre), puis un des créneaux libres, ou l'heure de votre choix. Saisissez le nom du client (commencez à taper pour le retrouver dans vos contacts), son téléphone, son e-mail et d'éventuelles notes, et laissez Envoyer une confirmation au client coché s'il doit en recevoir une.

Demandes, changements et absences

L'onglet À venir liste d'abord les demandes qui vous attendent, puis tout ce qui est prévu dans les 30 prochains jours. Passées affiche les 30 derniers jours et vous rappelle les réservations encore à marquer comme terminées ou non honorées.

Ouvrez une réservation pour :

• Accepter ou Refuser une demande,
• Marquer comme terminée ou indiquer Client absent après la visite (Annuler l'action revient en arrière),
• la Déplacer à un autre moment, ou Annuler la réservation,
• Modifier les coordonnées du client, ajouter Votre note (visible par votre équipe seulement) et lire l'Historique.

Quand vous acceptez, refusez, déplacez ou annulez, Prévenir le client lui envoie un message ; le Motif que vous saisissez y figure.

Ce que reçoivent vos clients

Vos clients reçoivent une confirmation par e-mail, avec un fichier d'agenda, et par SMS s'ils ont donné un numéro de mobile. Elle contient un lien pour modifier ou annuler, valable jusqu'à votre délai limite. Ils sont aussi prévenus quand vous acceptez, refusez, déplacez ou annulez, en plus des rappels. Les SMS sont décomptés du quota mensuel de SMS de votre formule, partagé avec les demandes d'avis et les factures.

Vous êtes prévenu par notification des nouvelles réservations en ligne et des annulations. Voir Notifications.

Si vous ne voyez pas Réservations dans votre menu, cette fonctionnalité ne fait pas partie de votre formule. OmniVizi peut vous expliquer comment l'ajouter.