Ce que sait votre réceptionniste : connaissances, documents et pages

La réceptionniste IA (au téléphone et dans le chat du site) n'est jamais meilleure que ce qu'elle sait. L'onglet Connaissances de Réceptionniste IA montre tout ce qu'elle lit et vous permet d'en ajouter. Si elle ne sait pas, elle le dit et prend un message plutôt que de deviner.

Ce qu'elle sait déjà

Depuis votre site : si OmniVizi héberge votre site, ou si votre fiche Google est connectée, la réceptionniste les lit automatiquement : vos prestations, questions-réponses, horaires d'ouverture, zones desservies, tarifs, présentation, coordonnées et équipe. La carte indique combien d'éléments elle a trouvés. Modifiez-les sur votre site et votre réceptionniste le sait aussitôt ; Modifier votre site vous y mène.

Depuis vos réservations : si les réservations en ligne sont activées pour vous, elle connaît vos prestations réservables, leur durée et leur prix. Ouvrir Réservations vous mène à l'agenda.

Cliquez sur Voir exactement ce qu'elle lit pour afficher le texte complet qu'elle utilise. S'il est trop long pour être lu d'un coup, les parties les plus longues sont raccourcies et, pendant un appel, elle cherche le reste dans vos documents.

Ajouter vos documents

Dans Vos documents, ajoutez tarifs, conditions, menus, questions fréquentes : tout ce que vous diriez à une nouvelle réceptionniste.

1. Déposez des fichiers dans le cadre, ou cliquez sur choisissez des fichiers.
2. Utilisez des fichiers PDF, Word, Excel, CSV ou texte, jusqu'à 10 Mo chacun.
3. Chaque fichier affiche Lecture… puis Prêt. S'il indique Illisible, c'est peut-être un scan sans texte : saisissez plutôt l'essentiel dans une note.

Vous pouvez ajouter jusqu'à 100 documents au total. Utilisez Renommer ou Supprimer sur chaque document. Seules les notes sont modifiables ; pour changer un fichier, importez-en une nouvelle version.

Ajouter une note ou une règle

Pour votre politique d'annulation, le stationnement ou les moyens de paiement acceptés, par exemple :

1. Dans Ajouter une note ou une règle, donnez un Titre, par exemple « Politique d'annulation ».
2. Écrivez Ce qu'elle doit savoir avec des mots simples.
3. Cliquez sur Ajouter la note.

Pour modifier une note plus tard, cliquez sur Modifier.

Lire les pages d'un autre site

Si votre site n'est pas hébergé par OmniVizi, ou si vous avez des pages utiles ailleurs, la réceptionniste peut les lire.

1. Dans Lire les pages d'un site web, saisissez l'Adresse du site et cliquez sur Trouver les pages. Le parcours du site peut prendre jusqu'à une minute.
2. Cochez les pages qu'elle doit lire (Tout sélectionner ou Effacer pour en changer beaucoup d'un coup). Les articles de blog et les pages presque vides ne sont pas cochés d'office.
3. Cliquez sur le bouton d'ajout, par exemple Ajouter 5 pages.

Chaque page devient un document. Les pages ne se mettent pas à jour seules : quand une page change, cliquez sur Actualiser à côté, ou sur Actualiser les pages du site pour toutes les relire. Une page marquée « aucun texte sur la page » est en général construite d'une façon illisible pour nous ; ajoutez plutôt son contenu dans une note.

La tester

Dans Posez-lui une question, tapez une question qu'un appelant pourrait poser, par exemple « Peut-on se garer chez vous ? », puis cliquez sur Demander. Vous verrez Elle répondrait à partir de : suivi des sources qu'elle utiliserait. Si rien ne correspond, ajoutez une note pour qu'elle puisse répondre la prochaine fois.

Questions fréquentes

Dois-je importer mon site ? Non. Si OmniVizi héberge votre site, il est lu automatiquement. N'ajoutez que des pages d'autres sites.

Je vois « les connaissances de votre réceptionniste sont pleines ». Vous avez atteint la limite de documents. Supprimez ceux dont vous n'avez plus besoin, puis réessayez.