Factures : créer, envoyer et se faire payer

Factures vous permet de créer une facture à vos couleurs en une minute et de l'envoyer par e-mail ou par SMS. Votre client l'ouvre depuis un lien et peut télécharger un PDF. Il vous paie directement, par virement ou par le moyen que vous indiquez ; l'application ne prend pas de paiement par carte, c'est donc vous qui marquez une facture comme payée à réception de l'argent.

Avant votre première facture

La première fois que vous ouvrez Factures, un message Avant de commencer à facturer rappelle que les règles de facturation varient d'un pays à l'autre. Les factures créées ici sont des documents PDF et Word et un lien que vous partagez ; elles ne sont transmises à aucune administration fiscale ni envoyées via un système de facturation électronique. Il vous appartient de vérifier que vos factures respectent les règles là où vous exercez : en cas de doute, demandez à votre comptable. Cochez la case et cliquez sur Continuer.

Paramètres des factures

Remplissez-les une fois, et ils figurent sur chaque nouvelle facture. Ouvrez Paramètres des factures avec le bouton en forme d'engrenage en haut, ou cliquez sur Ajouter les informations sur la carte de configuration.

• Votre entreprise : Pays (il fixe le nom et le taux de la taxe, les champs bancaires et la devise), Devise, Nom sur les factures, adresse, E-mail (où arrivent les réponses des clients, et nécessaire pour envoyer les factures par e-mail), téléphone, site web, Numéro de TVA et SIRET.
• Taxe : activez-la si vous facturez la TVA ou une taxe similaire, et vérifiez le Nom de la taxe et le Taux %.
• Comment vos clients vous paient : vos coordonnées bancaires (nom de la banque, titulaire du compte, numéro de compte ou IBAN et BIC, selon le pays) et Autres moyens de paiement, par exemple « espèces ou carte à la fin du chantier ».
• Numérotation et échéance : Préfixe du numéro, Prochain numéro (vous passez de Word ou d'un autre outil ? reprenez à la suite de votre dernière facture), Payable sous (jours) et Note par défaut pour les clients.

Cliquez sur Enregistrer les paramètres. Les factures reprennent le logo, les couleurs et les polices de votre kit de marque ; Modifier la marque vous y mène. Voir Votre kit de marque.

Créer une facture

1. Cliquez sur Nouvelle facture.
2. Sous Client, saisissez le Nom du client. Vos clients enregistrés s'affichent pendant la saisie : choisissez-en un pour remplir ses coordonnées. Ajoutez son E-mail et son Numéro de mobile pour pouvoir l'envoyer, et une Adresse si vous le souhaitez.
3. Sous Prestations et articles, indiquez pour chaque ligne une Désignation, une Qté et un Prix, et cliquez sur Ajouter une ligne pour en ajouter. La taxe peut être désactivée pour toute la facture ou pour une seule ligne.
4. Sous Détails de la facture, vérifiez le Numéro de facture (le prochain numéro libre est proposé), la Date de facture et les Conditions de paiement (À réception, 7, 14 ou 30 jours, ou Choisir une date).
5. Ajoutez une Note pour votre client si vous le souhaitez.
6. Cliquez sur Enregistrer le brouillon, ou sur Enregistrer et envoyer pour l'envoyer tout de suite. Aperçu montre la facture finale.

Envoyer une facture

Dans la fenêtre d'envoi :

• Par e-mail envoie le PDF en pièce jointe et un lien pour la consulter en ligne, avec un Message (facultatif).
• Par SMS envoie un court SMS avec un lien pour consulter et télécharger la facture. Un aperçu montre le texte exact.

La facture part vers l'e-mail et le mobile enregistrés sur la facture ; pour l'envoyer ailleurs, modifiez d'abord la facture. Vous l'avez envoyée vous-même autrement ? Laissez les deux décochés et cliquez sur Marquer comme envoyée.

Ajouter … à mes contacts est activé par défaut. Cela ajoute le client à vos Contacts et, si l'Envoi automatique est activé dans Demandes, votre demande d'avis part au moment habituel. La fenêtre vous indique ce qui va se passer.

Les e-mails et SMS de factures sont décomptés du quota mensuel de messages de votre formule, le même que celui de vos demandes d'avis. Des limites s'appliquent aussi au nombre de factures envoyées par heure ou par jour, et au nombre de renvois d'une même facture.

Suivre vos factures et vous faire payer

Les chiffres du haut affichent En attente, En retard, Payées · 30 derniers jours et Brouillons. Filtrez avec Toutes, En retard, Envoyées, Brouillons, Payées et Annulées, ou cherchez par client ou par numéro.

Une facture passe En retard dès que sa date d'échéance est dépassée sans qu'elle soit marquée payée. Une icône en forme d'œil à côté du client signifie qu'il a ouvert la facture.

À réception du paiement, choisissez Marquer comme payée. Une erreur ? Marquer comme impayée la remet comme avant.

Le menu d'une facture

Le menu … de chaque facture propose : Ouvrir, Télécharger le PDF, Télécharger le Word, Envoyer (ou Renvoyer), Voir comme le client, Copier le lien, Dupliquer, Marquer comme payée ou Marquer comme impayée, Annuler la facture, et Supprimer pour les brouillons.

Une facture envoyée ne peut pas être supprimée, pour que votre numérotation reste continue : utilisez plutôt Annuler la facture, et son lien l'affichera comme annulée. Vous pouvez encore modifier une facture envoyée ; l'enregistrement met à jour le lien de votre client, tandis que vos informations d'entreprise et bancaires restent celles du jour de l'envoi.

Questions fréquentes sur les factures

Il est indiqué que l'envoi par e-mail ou SMS n'est pas configuré sur mon compte. Demandez à OmniVizi : cela se règle de son côté.

Il est indiqué que j'ai utilisé tous mes SMS ou e-mails du mois. Le quota mensuel de votre formule est épuisé. Demandez à OmniVizi pour en avoir davantage, ou téléchargez le PDF et envoyez-le vous-même.

Si vous ne voyez pas Factures dans votre menu, cette fonctionnalité ne fait pas partie de votre formule. OmniVizi peut vous expliquer comment l'ajouter.